Office基本講座は、Scratch講座が終了後、新しく専門講座として開設しました。この専門講座は、初めに参加者を募集し、原則として毎月の第4木曜日、場所は1月に移転した泉山拠点で行いました。この講座の参加者は22名で、第1回の講座は19名出席のもと、移転した泉山拠点で実施しました。Microsoft Officeはどなたでも使い方は知っていると思いますが、皆さんのご要望に対応して開設するもので、内容は日経パソコンやオンラインの日経XTECHの記事を中心に紹介するものです。したがって、この講座の教本はありません。具体的な内容はWord、PowerPoint、Excelなどの基本的な操作方法や便利な技を紹介するものです。この講座の講師は安田出世話人が担当します。
講座の内容梗概は下記のとおりです。
-
◆他人のWord文書を転用の証拠が丸見え。プロパティに文書の情報が記載されているので、顧客や公にする文
書に不要な個人情報など削除した方がよい。「ファイル」→「情報」→「文書検査」の「問題のチェック」ボタンか
ら「ドキュメントの検査」で個人情報など削除可能。Excelでも同じ。Word文書をPDFにしてもPDFのプロパティ
に情報が記載されている。
◆消したつもりが残ったままの変更履歴、Word文書のうっかりミスに注意。Microsoft Wordには変更履歴が残せ
る便利な「変更履歴」機能がある。文書を外部に配布する場合は変更履歴を削除するのが鉄則。削除方法は
上述と同じ。
◆Wordの「黒塗り方法」に要注意。コピペすると重要情報が丸見えになる。Wordの持つ「蛍光ペン」で黒塗りや、
それをPDFにしても、貼り付け時に「テキストのみ保持」で、黒塗り部分の文字があっさりを見えるようになる。
PDFの「墨消し」を使えば良い。 - ◆科学の実験レポート作例を通じて、Wordの基本操作を紹介する。
◆入力した英単語のスペルのチェックを、右クリックで確認し、表示される正しい単語に置き換える。
◆化学式など、上付き文字や下付き文字を、数字を選択して「ホーム」タブで設定する。
◆小見出し行頭に、「ホーム」タブで連続番号を挿入する。また、見出し行の太さと、「レイアウト」タブで前後の間
隔を指定する。また、見出し行の書式をスタイルとして登録し、他の行に利用する。
◆文書に「校閲」タブの「新しいコメント」からコメントを付ることができる。「シンプルな変更履歴/コメント」の状態で
「コメントの表示」ボタンから、コメントを表示させることができる。
◆ステータスバーから文書の文字数やページ数を確認するこができる。
◆文書に「挿入」タブから、画像を挿入して、図の大きさを変えたり、図の周りの文字の位置（図ツール「書式」タブ
で「文字列の折り返し」）を変更する。
◆Excelのグラフは、グラフを選択・コピーし、Wordの指定した場所に、図として貼り付ければよい。図の大きさや
書式等の変更は上記と同じ。
◆文書中のグラフに、「参考資料」タブの「図表番号の挿入」から、図表番号を通しで付けることができる。
◆ページ途中の文字列を次ぺージにする場合は、「挿入」タブの「ページ区切り」ボタンをクリックすれば良い。
◆文書の１ページ目に表紙を付けるには、「挿入」タブの「表紙」ボタンで表示される中から選ぶことができる。 -
◆文章だけでは伝わりにくい説明も、図で視覚的に表現すると理解しやすい。Wordの作図機能を利用する。
◆「挿入」タブの「図形」メニューから図形の種類を選択し、ドラグして描画する。任意の場所の移動や大きさを調
整し、描画ツールの「書式」タブの「図形の塗りつぶし」メニューで図形内部の色を選択し、「図形の枠線」メニュ
ーで枠線の種類や太さ、色を選択する。
◆「挿入」タブの「図形」メニューから「テキストボックス」を選び、枠線をドラッグして描画する。カーソルの位置に文
字を入力する。文字は「ホーム」タブの「フォント」メニューでフォントの種類を選択する。テキストボックスの大きさ
は自由に変ることでき、枠線や内部の色も上記と同じ方法で変更できる。
◆完成したテキストボックスは［Ctrl］＋［D］キーを押して複製できる。文字は複製後変更すればよい。
◆「挿入」タブの「図形」メニューから図形を選択し、その中に文字を入力することができる。フォントの変更も可能
◆図形を選択して、描画ツール「書式」タブの「図形の書式設定」ボタンをクリックして、作業ウインドウの「レイアウ
トとプロパティ」を選び、余白を「０」にすることができる。また、作業ウインドウにある「図形内でテキストを折り返
す」のチェックマークを外した方がよい。
◆「挿入」タブの「図形」メニューから「線矢印」を選び、矢印を描くことができる。線の種類、太さや色など描画ツ
ール「書式」タブで設定することができる。
◆複数のパーツを手早く選択するには、「ホーム」タブの「編集」メニューから、「選択」サブメニューの「オブジェク
トの選択」でドラッグすると良い。
◆図形内の複数行の文字は、「ホーム」タブの「段落の設定」から「インデントと行間隔」タブの「１ページの行数を
指定時に文字を行グリットの合わせる」をオフにすることで、文字列の間隔が程よい間隔に詰まる。
◆図形内の文字の書式は、描画ツール「書式」タブで指定できる。また、複数のオブジェクトの配置は、描画ツー
ル「書式」タブの「配置」メニューで選択できる。
◆パーツは選択した後、描画ツール「書式」タブの「オブジェクトのグループ化」メニューから「グループ化」した方
が便利である。
◆矢印で各パーツを繋ぐことができる。矢印の始点を接続ポイントに、終点を接続ポイントに接続できる。
◆矢印は描画ツール「書式」タブの「図形の書式設定」で太さや色を設定することができる。
うっかりで大問題、Officeの失敗例
Wordの基本操作
Wordの基本操作 作図編
第1回 Office基本講座に参加の皆さん