第6回Office基本講座

Ｅxcelで時短（その１）

◆Excelの選択、マウスを使ってはいけません。
　　・多くの行や列の選択は、「Shift」+「「↓」、「→」」キー、「Shift」+「Cnrl」＋「「↓」、「→」」を活用する。
◆Ctrl+Cだけじゃない、Excelのコピペ機能。
　　・「Ctrl」＋「D」キー、「Ctrl」＋「R」キー、行or列のデーターセルを選択し、「Ctrl」で表示される「+」でコピーの活用。
　　・数値の入っているセルをドラッグし、「オートフィルオプション」の「連続データ」を選択すると、連続データとなる。
◆Excel作業のミスと手間が減る、入力モードは事前に指定を。
　　・入力モードの設定は、「データ」タブ→「データ入力規則」ボタンから、および、ドロップダウンも設定可能。
◆Excelでやってはいけない、数値と単位を別のセルに入力するという。
　　・セルに入力されている数値は、数値で扱える方法を知る。「数値」グループの扱いを習得する。
◆覚えておきたいaaaa、曜日をExcelで自動表示。
　　・日付の入っているセルを選択して、「ユーザー定義」で「種類」を「aaaa」と設定すると、「曜日」が表示される。
◆Ｅxcelでは必須、総体と絶対を抑え自在に操る。
　　・セルの固定、列のみの固定、行のみの固定を見極め、絶対参照を活用し、相対参照の違いを正しく認識すること。
◆Excelで九九表の作成、F4キーで時短。
　　・絶対参照を使って九九表を作成できる。累計を求める場合は、「=SUM($N$2:N2)」となる。　　
◆奥深いExcelの並び替え、Tabキーを使いこなそう。
　　・複数条件の並べ替えは、上記の「並び替えとフィルター」の「ユーザー設定の並び替え」を選択で行う。
◆空シートは削除、Excel熟練者の原則。
　　・シートの数は、Ｅxcelのオプションで、シートの追加はシート名の横に表示されている「＋」をクリックするか、「Shift」＋
　　　「Ｆ11」キーで行う。
◆Excelのセル幅を一発調整、美しい表を素早く作るワザ。
　　・シート全体を選択した後、列見出しの境界をダブルクリックすると、一発ですべての列が自動調整される。

Ｅxcelで時短（その２）

◆Ｅxcel罫線を素早く適切に、ペン状ポインタ―を使いこなす。
　　・罫線の設定は、「罫線グリッドの作成」、「罫線の作成」で行う方法がある
◆会員番号の入力、知っておきたいExcel時短テク。
　　・4桁の数値を入力する場合、「ユーザー定義」で「G/標準」を削除し、「0000」と入力して「OK」ボタンを押せばよい。
　　・7桁の数値を郵便番号にする場合は、「表示形式」タブの「分類」から「その他」を開き、「郵便番号」を選べばよい。
　　・郵便番号に「〒」を付けるには、「表示形式」タブの「分類」から「ユーザー定義」を開き、「〒000-0000」と入力する。
◆Ｅxcel時刻表示のカラクリ、累計を簡単に出す術。
　　・時間を合計したい場合、合計するセルを選択し、「セルの書式設定」で「ユーザー定義」を選び、「種類」の下のテキスト
　　　ボックスに「[h]:mm」と入力すればよい。
◆Ｅxcelの小計と総計、一発で計算する。
　　・「データ」タブの「アウトライン」→「小計」をクリックすると、「集計の設定」ダイアログボックスが表れ、「小計」が計算される。
◆意外に使われていないＥxcelのテーブル機能で時短。
　　・Excelのテーブル機能は、「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」から選択すれば良い。
◆並び替えでデザイン崩れるExcel、どう解決するか。
　　・Excelの「テーブル」では、「テーブルデザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」にある「集計行」にチェックを入れ
　　　ると、最下行に集計行が自動的に表示され、合計ほかを一発で算出できる。
◆仕事のチェックリスト、Excelで手軽に管理する術。
　　・「デザイン」タブにある「集計」の活用方法がある。
◆別々のセルの入った性と名、一発結合のExcelテク。
　　・「&（アンパサド）を使用すればよい。文字を加えたい場合は、文字を""で囲むこと。
◆合計だけじゃない、ExcelのオートSUMで時短するコツ。
　　・合計は「オートSUM」ボタンをクリックすると、一発で合計が算出されるが、合計したいセルを選択して「オートSUM」をク
　　　リックすると計算が早くなり、「Alt」+ 「Shift」+「=」と打ち込むと、もっと早くなる。
◆漢字の並び替え問題、Excelで解消する方法。
　　・漢字の並び替えはフリガナが基準。「メモ帳」などからコピペした場合に書式が無くなるのでフリガナが付かないので、
　　　「ホーム」タブのフォントグループにある「フリガナの編集」でフリガナを付ける。PHONETIC関数も使える。
◆Excel方眼紙を生かす、手軽な作図テクニック。
　　・Ｅxcelのセルを正方形にして方眼紙にすると、配列など分かり易くなる。
◆見栄えが良くてもダメ、Excelグラフ作成の鉄則。
　　・「グラフ要素」を活用してグラフを完成させること。
◆Excelの見栄え、強調表示で関単に改善。
　　・複数のセルを選択すると下方に表示される「クイック分析」ボタンの「上位」を選択すると最大値の強調される。
　　・「ホーム」タブの「条件付き設定」から「セルの強調表示ルール」→「指定値に等しい」をクリックしてもよい。
◆絵心は要らない、簡単な作図はExcelのアイコンを。
　　・「挿入」タブにある「アイコン」を使えば、絵心がなくても簡単に作成できる。
◆重複データをExcelで簡単に発見する方法。
　　・「ホーム」タブの「条件付き書式」を選び、「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選べばよい。また、重複データを
　　　削除するには「データ」タブの「重複の削除」ボタンをクリックすればよい。
◆Excelの見栄えは変えず、数値だけを変える方法。
　　・グラフをコピーして数値のみを変更する場合、表のデータ範囲や見出し項目を移動さるだけでよい。
◆ノートPCでExcelの選択範囲、イライラした時の対処策。
　　・Excelの数式バーの左にある「名前ボックス」を利用すれば、ノートPCでも簡単に選択ができる。
◆Excel関数は苦手でいい、ただし、IF関数だけは覚えよ。
◆フローチャートの見栄え、 Excelで簡単に改善する方法。
　　・「図形」の配列と「矢印」の使い方で、簡単に見栄えのあるフローチャートが作成できる。
◆積み上げグラフの表示、Excel弱点の補い方。
　　・「積み上げグラフ」の合計を自動的に表示させるには「グラフ要素」などを工夫して作成可能。