第14回Office基本講座

Exelで時短（その10）

◆Excelの棒グラフ、突出したデータの途中に線を入れて省略する。
　・グラフを分割し、縦軸の途中がカットされたようにして、貼り合わせる。
◆ExcelのCeiling関数でダース計算、500本の缶ビールは何箱なのか一発で調べる。
　・Ceiling関数は、引数「数値」に指定した値を、「基準値」に�指定した値の倍数に切り上げる関数である。これを活用し、最
　　後に箱数を計算すればよい」。
◆Excelで簡単統計、相関関係を知っていると将来予測に役立つ。
　・棒グラフのトレンドを見て将来予測をする場合、グラフに近似曲線を追加し、グラフの数式およびR-2乗値を表示汗し、将来
　　予測の精度も確認する。
◆年・月・日が違うセルに分かれたExcelデータ、DATE関数で瞬時に計算。
　・=DATE(年、月、日)を使って、一発計算できる。
◆Excelファイルを顧客へ送信、部内メモの削除を忘れる「大事故」を回避する。
　・「ファイル」タブ→「情報」→ブック検査の「問題のチェック」→「ドキュメントの検査」で、コメントや個人情報の有無をチェック
　　して、あれば、削除すること。ファイルを送信する前に「ドキュメントの検査」を忘れずに！
◆Excelのテキストデータ、余分な空白は手作業ではなくTRIM関数で取り除く。
　・Wordから文献目録をExcelにコピペすると、1つのセルに全テキストが入力されてしまう。ピリオドを利用すると著者や書名
　　を異なるセルに分割できる。すなわち、「データ」タブにある「区切り位置」ボタンを利用する。
　・余分なスペースを取り除くためには、TRIM（文字列）関数を利用すればよい。
◆Excelで漢数字、手打ちせず数値を漢数字に変換する。
　・「セルの書式設定」→分類を「その他」を選択し、種類を「漢数字」に、ロケールを「日本語」を選択する。「年」を表示させた
　　い場合は、「ユーザー定義」の「種類」に表示されている文字列に「年」を追記すればよい。「二千二十一」を「２０２１」にする
　　には、「ユーザー定義」の「種類」の表示を［DBNum１］0”年”とすればよい。
◆Excelで「今日の日付」を表示、必ず覚えておきたい最強の時短法２つ。
　・今日の日付は「Ctrl」+「;」、今の時刻は「Ctrl」+「:」のショートカットキー、Today関数でも今日の日付は表示されるが、
　　Today関数はファイルを開けた時に今日の日付であるのに対して、ショートカットキーの場合は変わらない。
◆お節介な設定を回避、Excelで21年3月と年月表示させたい。
　・セルに21年3月と入力しても2021年3月お表示されてしまう。21年3月と表示させるには、「セルの書式設定」で文字列にす
　　るか、「ユーザー定義」の「種類」で「00年00月」に設定し、4つの数字、例えば、「2103」と入力すればよい。
◆ Excelでやたら長い組織名、間違わずにビシッと入力するには。
　・「ファイル」→「文章校正」の「オートコレクトのオプション」で、略称と正式名称を登録すれば、略称を入力すると正式名称が
　　表示される。
◆Excelの「#DIV/0!」って何のこと？目障りなエラーを消す方法。
　・全体の割合を求める場合、分母となるセルは絶対参照を指定すれば、エラーは無くなる。

Excelで時短（その11）

◆残念なExcelグラフ、重なったデーターマーカーの位置はこうして調整する。
　・グラフの「グラフ要素」から「データラベル」でデータの表示位置を調整し、場合によってはテキスト文の色も変更する。
◆Excelで大きな桁数の数値を見やすく、線単位や万単位で表示する方法。
　・「表示形式」の「ユーザー定義」の「種類」を「#,##0,」で千単位に、「#,##0,,」で百万単位に、「#,##0,,,」で10億単位で表示
　　される。万単位で表示するには、元の数値を10000で割るしかないが、INT（数値）関数を使って少数点以下を切り下げる
　　方法もある。
◆IF関数の親戚筋、ExcelのIFS関数で複数条件をてきぱきとさばく。
　・複数条件をさばくにはIFS関数が便利。=IFS（論理式,真の場合,論理式,真の場合）
◆Excelでケータイ番号、ハイフンを省略して時短入力する。
　・文字列とするか、ユーザー定義で「000-0000-0000」として11の数字を入力する
◆Excelのピボットテーブルは集計作業に威力、ようやくその便利さが分かった。
　・「挿入」タブで「ピボットテーブル」を選択し、必要項目を下記にフィールドにドラッグすることによって希望の表が作成できる

Word最速時短術

◆Wordのお節介機能は停止！自分用設定で時短する。
　・左に表示される「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックして、今回だけなら「元に戻す」を、これからも解除するのであ
　れば「自動的に作成しない」を、ほかの設定も解除するのであれば「オートフォーマットの設定」をクリックして、設定を見直せ
　ばよい。一時的に解除するだけなら「Ctrl」+「Z」、改行後の箇条書きを消すには「Enter」キーをクリックすればよい。
　・リンクが自動的にハイパーリングになるのを解除するには、直後なら「Back Space」あるいは「Ctrl」+「Z」キーを、確定した
　後では青いリンク先を右クリックして「ハイパーリングの削除」を、今後ハイパーリングを付かないようにするなら「ファイル」
　 →「オプション」→「文章校正」で「オートコレクションのオプション」→「入力オートフォーマット」タブからハイパーリングのチェ
　ックマークを外せばよい。
　・入力した文字が勝手に変わる（TAs→Tas、2nd→2^nd、（ｃ）→©、(e)→€など）のを防ぐには、変身した文字をポイントして表
　示される四角いマークをポイントして、表示される「オートコレクトのオプション」で修正すればよい。

　 ◆Word時短のワザ、指定のフォント・段落・印刷設定で新規文書を開く。
　　・フォントの種類・サイズ・行間、あるいは用紙サイズや余白など、最も使う設定を規定にするには、「フォント」、「段落
　　　」、「ページ設定」のダイアログで設定を変え、「規定値に設定」ボタンをクリックし、「Normal.doｔmテンプレートを使
　　　用したすべての文書」ボタンをクリックすればよい。
　　・初期設定に戻すには、C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesにある
　　　 Normal.dotmファイルを削除すればよい。
　 ◆WordでPDFを直接開けば作業効率アップ、紙文書のスキャンも読み込める。
　　・PDF文書を直接Wordで開くことができ、文字編集ができるWordファイルに変換ができる。
　 ◆作業効率大幅アップの定番機能「Wordの差し込み印刷」をマスターする。
　　・同じ文書を複数の宛先に送る場合は「Wordの差し込み印刷」が便利である。そのためには、Word文書と宛先リスト
　　　を記載したExcel文書が必要である。Word文書の宛先欄に「差し込み印刷」→「差し込みフィールドの挿入」をクリッ
　　　クして「会社名」、「姓」、「名」を入力する。
　　・印刷の前に、「結果のプレビュー」をクリックして確認する。最後に「完了と差し込み」の「文書印刷」で印刷を行う。
　◆条件に応じて異なる文章を出し分け、Wordの差し込み印刷を使い込む。
　　・自動作成することができる。Word文章には宛先の場所、当落の結果を表示する場所、当落に応じた文章を表示す
　　　る場所を確保しておく。宛先を示すExcelには、当落の結果も表示させておき、宛先と当落の結果は「差し込みフィ
　　　ールドの挿入」を行う。結果による文章の切り替えは「差し込み文書」の「ルール」で「if… then…else」を使う。