7月PC基礎講座

１．何でも相談

（1）世話人からの紹介。

ⅰ）6月同好会幹事会の報告。
ⅱ）若島幹事長からの要請。
ⅲ）日立市市報の紹介。

２．Excelの正しい使い方

（１） Part1（セル）　カラクリを知ればトラブル激減

ⅰ)Exceではセルに入力した文字がそのまま行事されなことがある。たとえば、「0001」→「1」に表示されるなど。
ⅱ）Excelのセルに入力したデータは、「文字列」「数値」「日付」に自動分類され、「左揃え」あるいは「右揃え」になる。
ⅲ）文字列データのセルは計算に使えない。一旦文字列と認識されたセルは、セル書式を「数値」にしても数値データにならない。セルの右に表示される「エラーインジケーター」から「数値に変換する」を選択すれば数値に変換することができる。
ⅳ）オートフィルはフィルハンドルをドラッグすれば、数値データでも文字列データでも簡単にコピーできる。
ⅴ）連番はオートフィルでコピーした後表示される「スマートタグ」で連続データにすることができる。また、文字列でも数値が入力されていれば、数値部分が連番となる。
ⅵ）日付データはオートフィルで連続する日付を入力できる。「スマートタグ」で平日のみや月単位といった指定も可能。
ⅶ）数値データはそのままで表示のみ円や％にしたい場合は、「表示」タブの「数値」グループにあるボタンを使って簡単に指定できる。数値データなので合計などの計算も可能である。
ⅷ）セルを右クリックし「セルの書式設定」を選択し、「分類」で「ユーザー定義」を選択すれば独自の表示形式を設定できる。たとえば、「#,##0"円"」とすれば円表示となり、「00#」とすれば「007」の表示が可能となる。
ⅸ）日付データの実態は「シリアル値」である。これは1990年1月１日を「1」として、1日毎に「1」を加えた数値である。
ⅹ）時間データもシリアル値なので計算ができるが、24時間で1に戻ってしまう。時間を合計する場合、表示形式の「ユーザー定義」で「[ｈ]:ｍｍ」とすれば正しい計算結果となる。
ⅺ）勤務時間に時給を掛け算しても正しい答えが得られない。この場合、計算結果に24を掛ければ正しい答えが得られる。

（２） Part2（数式）　数式の使い勝手を決めるセル参照

ⅰ）数式は「=」から入力する。「単価」×「数量」を計算する場合、それぞれの数値を入力せず、それぞれのセルの番地を入力するのが正しい。この方法を「セル参照」という。また、「=B2＊C2」の「B2」や「C2」は数式を入力したセルの相対的な位置関係を示しているだけで、特定のセ
ⅱ）「相対参照」に対して「絶対参照」がある。これはセルの場所を指定するもので、「セル参照」のセルをキーボードのF4をクリックして表示する。具体的に「#B#2」は列、行を固定している。また、「#B2」はB列は固定するが、行はで固定していない。「B#2」は、2行目を固定するが、B列は固定しておらず、「相対参照」となっている。このような場合を「複合参照」という。
ⅲ）最初に数式を入力するセル範囲を選択し、アクティブセルに数式を入力後、[Ctrl]+[Enter]キーを押すと、選択中のセルすべてに数式が入力でき、値が表示される。
ⅳ）「Excel2019」以降および「Microsoft 365」ではスピルという新機能が加わった。たとえば、「B2:B5＊C2:F2」の場合、B2からB5セルとC2からF2のセルの乗算式を指定すると、空白のセルすべてに結果が自動的に入力される。スピルでは絶対参照や複合参照を気にする必要は一切ない。
ⅴ）セル参照をキーだけで指定することができる。数式を入力中、キーボードの矢印を押すと、押した方向と回数移動した先をセルを数式で参照できる。F2キーを押すと「編集」モードに切り替わり、矢印キーを押すことでカーソルが移動し修正ができる。
ⅵ）条件指定にセル参照を利用できる。たとえば、合計欄のみを選択し「ホーム」タブのスタイルグループの「条件付き書式」→「指定の値より大きい」を選択し、「次の値より大きいセルの書式設定」で値を設定すればよい・
ⅶ）上記の「条件付き書式」→「新しいルール」を選択し、「数式を設定して、書式を設定するセルを決定」のルールを選択し、条件を適用するセルの条件式を設定することもできる。

（３） Part3（ワークシート）　分析に適した形式で効率アップ

ⅰ)分析に適した入力は「データベース形式」が基本。見出し行があり、1行に1件のレコードがあり、1列に１つの項目がある表
ⅱ）「データベース形式」の場合、「データ」タブ→「アウトライン」→「小計」で小計、個数、最大値や最小値など表示できる。
ⅲ）データベース形式で入力するなら、表を「テーブル」に変換しておく。表の一部を選択して「挿入」タブ→「テーブル」。
ⅴ）テーブルは「フィルターボタン」が表示されるだけでなく、「テーブルデザイン」タブも表示される。「テーブルデザイン」タブからは集計行、見出し行、縞模様、フィルターボタンの設定もできる。行や列を追加すると、自動的に書式が揃うだけでなく、数式を入力し確定すると下の空白のところもz数式が入り、計算結果が表示される。
ⅵ）ワークシート全体を「入力規則」で統一することができる。設定方法は、設定するセルを選択し、「データ」タブのデータツールの「データの入力規則」を選択する。
ⅶ）表示されるデータ入力規則で、「設定」タブを選択し、入力値の種類を「リスト」を選択し、元の値を、たとえば、「1課、2課、3課」を入力すると、セルを選択すると、セルの右に▼が表示され、このリストから1課、2課、3課を選択できるようになる。
ⅶ）半角英数字に限定するなら、データ入力規則で、「日本語」タブを選択し、「オフ」にすればよい。また、半角に限定するのであれば、「設定」タブで入力値の種類を「ユーザー設定」にし、数式に=D1=ASC(D1)を代入すればよい。
ⅷ）データ分析では切り口を変えて集計したい場合は、「ピボットテーブル」にした方がよい。データーベース形式の表のどこかを選択し、「挿入」タブのテーブルグループにある「ピボットテーブル」を選択すれば、ピボットテーブルが表示される。
ⅸ）現れる「ピボットテーブルのフィールド」で列、行に、上に表示されている項目をドラッグ&ドロップすればOKである。